Ежедневието ни е изпълнено с много различни задачи, свързани не само с професионалния, но и с личния ни живот. Това се отнася до всеки човек, независимо каква е сферата му на работа. За предприемачите, балансирането между дейности, които обхващат различни аспекти е още по-валидно. Понякога обаче, се озоваваме в ситуация, в която започваме да отлагаме извършването на дадена задача. Това може да се дължи на различни фактори, но най-честите са от страх да не се справим, защото задачата е скучна или просто защото имаме по-важни неща за вършене. Отлагането да извършим дадена дейност обаче е като домино ефект – колкото повече отлагаме, толкова повече не искаме да свършим дадената задача. А след нея, започват да се натрупват и други такива.
Как можем да спрем да отлагаме задачите си? С прости и лесни стратегии и план за действие, които да ни помогнат да разпределим времето си правилно. А в края на деня, да останем с усещането, че сме свършили всички неща, които сме си поставили като цел и да сме удовлетворени от себе си.
Приоритизирайте и планирайте. Първата стъпка, с която да подредите дейностите си е да изготвите план за действие. Той може да се отнася както за дългосрочни, така и за краткосрочни цели, включително и за ежедневните задачи. Когато напишете какво имате да свършите за деня, така ще имате по-ясна представа. След това, подредете по важност задачите си, като започнете с онези, които са най-спешни. По този начин си създавате структура, към която да се придържате за деня и да не се разпилявате. Освен това, когато напишете и онези задачи, които искате да отложите, ги превръщате в част от целите, които трябва да постигнете. А усещането, че сте постигнали всичко, което сте си задали в началото на деня е безценно. За да ви е по-лесно и да не пропуснете или отложите задача, използвате дневник или приложение, в което да записвате to-do листа си. Така няма да пропуснете нищо.
Разделете задачите на по-малки. Една от най-големите пречки за отлагането на задачи е усещането, че дадена задача ще ни коства много време. Затова най-доброто, което може да направите е да я разделите на по-малки стъпки, които да следвате. В допълнение си сложете краен срок за завършването на всяка стъпка. По този начин, може лесно да следите прогреса си и да имате усещането, че малко по малко се справяте със задачите си, особено ако те са трудни и предизвикателни. Постигането на малки цели носи чувство на удовлетвореност и мотивация.
Премахнете разсейването. Разсейването е една от главните пречки за продуктивност. За да се предпазите максимално от него, може да направите няколко неща. Почистете работно си място, използвайте слушалки, изключете известията на телефона и лаптопа си. Ако работите в офис или споделено пространство, споделете на колегите си, че ако сте със слушалки, не бива да ви безпокоят. Така ще си осигурите възможност да работите без да ви прекъсват и ще постигнете целите си. Разбира се, не забравяйте да си взимате и почивка. Това е най-добре да бъде правено между задачите. Когато завършите една дейност, си починете. По този начин ще се разсеете и ще се подготвите ментално за следващото предизвикателство.
Подредете работното си място. Това се отнася не само за бюрото/масата, на която работите, но и за виртуалното ви пространство. Отлагането на една задача често е свързано с това, че не намираме даден файл или информация, която да ни помогне да продължим. За да избегнем това е хубаво да сме подредени. Освен физическото пространство около нас и разхвърляните листа, е нужно да обърнем внимание и на виртуалното. Подредете десктопа си, създавайте различни папки и слагайте в тях информация така че когато ви потрябва да знаете точно къде да я намерите.
Отговорност и следене на прогреса. Когато говорим за отлагане на задачи, отговорността е ключова. За да не отлагаме, е нужно да държим себе си отговорни за свършването на дадена задача. Тъй като това не е лесно, може потърсим помощ в лицето на колега, ментор или приятел. Така знаем, че е нужно да споделим какво сме свършили пред друг, като това помага за разсейването, а допълнително ни и мотивира, за да заявим, че сме приключили всичките си задачи.
Съвет от мен. За да бъдете фокусирани и да се разсейвате по-малко, може да използвате техниката на Помодоро (https://todoist.com/productivity-methods/pomodoro-technique). Как работи тя. Настройте таймер за 25 минути и се опитайте да работите в тази рамка без да се разсейвате. След като времето изтече, си вземете 5 минути почивка и преминете към следващата задача. Повторете този цикъл 4 пъти (тоест 2 астрономически часа) и направете по-дълга почивка за 15-20 минути. По този начин оставате фокусирани, а почивките помагат да не се изморите прекалено много.
Отлагането на задачи е нещо, с което всеки се е сблъсквал. Понякога го правим, защото онова, което трябва да свършим не ни предизвиква, скучно е или пък ни се струва прекалено дълго като времетраене. С отлагането обаче, задачите се натрупват, пропускаме важни неща или накрая забравяме да свършим нещо. За да не се озовем в такава ситуация е важно да имаме план за действие и да се опитаме да си създадем структура, която да следваме. А в края на деня, когато сме приключили всичките си задачи ще бъдем удовлетворени от себе си и още по-мотивирани да гледаме напред.
Оригиналната статия, без моите коментари, може да прочетете тук:
https://www.entrepreneur.com/green-entrepreneur/6-strategies-to-beat-procrastination-and-increase/445924
Photo credit: freepik.com