Според доклад на Microsoft от май 2023 г., хората участват в три пъти повече онлайн срещи и обаждания в Teams седмично в сравнение с 2020 г. – увеличение от 192%. Проблемът обаче не е в самите онлайн срещи, а в това, че в голямата си част те не са продуктивни за участниците.

Ето три начина, чрез които можете да трансформирате онлайн срещите, за да бъдат по-ефективни и да стимулирате ангажираността на екипа.

Оценка на „преди“ и „след“

Преобразяването на онлайн срещите започва от предварителната подготовка. Решете кой трябва да присъства на срещата и каква е основната цел на събирането. Фокусирайте се само върху онази част от екипа, чието присъствие е задължително за последващото изпълнение на приетите задачи. Обмислете и как ще проведете срещата, било то чрез традиционен дневен ред, платформа за управление на проекти или интегриране на инструменти, които стимулират ангажираността.

При изграждането на тези основни елементи е от съществено значение подготвителната работа. Предоставянето на материали и дневен ред на участниците преди самата среща позволява индивидуална подготовка, така че да избегнете удължаването на срещата поради неподготвеност на екипа. Един съвет от мен, в резултат на опита ми. Ако срещата не е продуктивна, а участниците не са подготвени да отговарят по зададените теми, прекратете събирането. По този начин няма да изгубите вашето време или това на екипа. А и ще си спестите нерви и ядосване.

Обратната връзка след приключването на срещата е също толкова важна. Ако използвате платформа за презентиране или колаборация, чрез анализ на данните от нея, може да видите кои елементи са били най-интересни и ангажиращи за участниците. Друг вариант е да съберете устна обрана връзка от колегите си, в която те да споделят какво за тях е било полезно и какво не. По този начин ще моделирате начина на провеждане на онлайн срещи в бъдеще. 

Подкрепяйте активното участие, за да насърчите колаборацията

Екипната работа се развива чрез колаборация. Всеки член допринася с уникална гледна точка, базирана на минал опит и познания. Отговорността обаче за вземане на ефективни решения по време на онлайн срещи е на лидера или на този, който е поискал срещата. Добре е да сте наясно дали искате да получите отговор на конкретен въпрос, или да насърчите по-детайлна дискусия, която да доведе до нови идеи. Чрез изслушването на мненията и предложенията повишавате ангажираността на екипа и връзката между тях като колеги.

Кога да говорите и кога да слушате

Ако вие ръководите онлайн срещата, се постарайте да не бъдете единствените, които говорят или споделят идеи. Изслушвайте колегите си, насърчавайте участие в различни форми на комуникация, които водят до дискусии и продуктивни разговори. Задавайте въпроси, когато е уместно или възможно, защото понякога най-добрите идеи идват там, откъдето най-малко очаквате. За да насърчите споделянето на мнение, може да използвате различни инструменти, чрез които участниците да имат възможността да споделят мнението си – коментари, анкети, сесия с въпроси и отговори.

Вземайки предвид практиките за оптимизация и по-висока ефективност на онлайн срещите, ще подобрите екипната колаборация, както и да повишите ангажираността на служителите. А това ще доведе до по-голяма продуктивност и по-добри резултати за бизнеса. 

Оригиналната статия, без моите коментари, може да прочетете тук:
https://www.hrzone.com/lead/culture/three-ways-leaders-can-reboot-meetings-to-boost-productivity

Photo credit: freepik.com