В предишната статия, Подбор на персонал в start-up компании, разгледахме основните фактори, на които да обърнем внимание когато наемаме специалисти за нашата компания. Онбордингът (onboarding) е важна част от този процес по две основни причини. Едната е, че компании, които имат установен онбординг процес отчитат по-висока продуктивност и ангажираност на новите си служители. Другата е, че една от основните причини за напускане през първите шест месеца, е липсата на добър онбординг процес. И двете са достатъчно значими, за да му обърнем специално внимание.

Всеки start-up, макар и в началото на своята дейност, трябва да помисли за процеса на въвеждане на нови служители и как се случва той. В start-up компаниите, често липсват установени процедури за много от дейностите, но въвеждането на служителите е такава, която трябва да бъде изготвена и спазвана още в началото. Нещо важно, което може да бъде добавено и по-скоро се отнася за новостартиращите компании, е че този процес е хубаво да е съобразен с характеристиките на служителите. В start-up компаниите, често талантите, които се привличат са с по-предприемачески дух и умения, като това може да бъде отразено и в програмата по въвеждане.

Онбординг процесът представлява въвеждането на нови служители в начина на работа на компанията, запознаването с изискванията за позицията и характера на работата, както и опознаване на колегите в екипа. Има няколко важни аспекта, които е хубаво да бъдат включени в процеса по въвеждане:

 – Основните правила на компанията и офиса, политики и регулации. Представяйки тази информация на новите служители, очертавате границите на поведение, както и какво могат да правят и какво – не.

 – Ясни изисквания за позицията и оценка на работата. Хубаво е новите служители да знаят още от първия ден какво се изисква от тях на позицията, която ще заемат, какви са техните отговорности и задължения. В допълнение, начина, по който ще бъдат оценявани за свършената работа е важна част от този процес и ще даде на новия служител повече яснота и структура на работа.

 – Културата на компанията. Тук се включват всички онези неформални и формални изисквания, начини на действие и комуникация, които правят вашата компания, такава, каквато е. Добре е да запознаете новите служители с дрескодът на компанията, как комуникирате вътрешно и по какъв начин, дали обстановката е по-формална или по-свободна. Всички тези аспекти помагат на служителя да се ориентира по-бързо, но и да намали тревожността от неизвестното, както и притеснението от правенето на грешки.

 – Запознаване с останалите колеги. Освен екипът, в които ще работи този служител, е хубаво да бъде представен на по-висши мениджъри в компанията или служители от други отдели, с които работата му може да бъде свързана. Създаването на тези връзки дава на човека повече сигурност и спокойствие, че има подкрепа и ще получи помощ ако му е нужна.

Важно е да споменем, че структурата на онбординг процеса и какво да включва той трябва да бъдат изготвени преди служителят да дойде на работа. Липсата на онбординг процес, дори и при start-up компании, чиято структура и вътрешни процеси не са установени, не оставя добри впечатления в новия служител, а шансът да не бъде ангажиран още в началото е доста по-голям. Не е нужно процесът по въвеждане да е сложен. Достатъчно е да го има, за да даде структура и ориентир на новия служител.

Откроявайки тези четири аспекта на онбординг процеса, ще разгледаме и как точно се развива този процес във времето, както и какво трябва да включва всяка фаза.

Преди стартиране. След като новият служител е приел нашата оферта, първото, което е хубаво да уточним е стартовата му дата. В зависимост от предизвестието му, ще знаем с колко време разполагаме, за да се подготвим. След като това е уточнено, е добре да се заемем с подготовка на необходимите документи за започване. За да улесним процеса, е хубаво да помолим служителя да подготви документи, които ще са нужни от негова страна, а от наша, ако имаме възможност, да изпратим предварително договор, длъжностна характеристика и др., с които служителя да се запознае.

По време на предварителната подготовка се уточнява и програмата на служителя, кой ще бъде негов ментор и ще се грижи основно за неговото въведение. Тук също е моментът, в който е хубаво да уточним къде ще бъде работното място, както и необходимата техника за служителя. Всички тези неща трябва да бъдат направени предварително, за да се избегне неловка ситуация по време на първия работен ден или да изглеждаме сякаш изобщо не сме знаели за идването на този служител.

Първи работен ден. Първото, което вижда служителя когато се яви на работа е кой го посреща. Ако имате рецепция или офис асистент, те трябва да бъдат предупредени предварително, за да могат да насочат служителя и да го посрещнат подобаващо. Ако не, тогава вътрешно в екипа, е хубаво да се разберете кой ще отговаря за тази част от онбординг процеса. След като това е свършено, показваме на служителя работното му място и офиса. Запознаването с основните програми (ако ще се работи с такива) и начини на работа се случва по време на първия работен ден. Хубаво е менторът да отдели време, в което да отговори на въпроси на служителя, свързани не само с работния процес.

Първият ден на ново място е колкото вълнуващо, толкова и тревожно и притеснително. За да внесете малко спокойствие в новия служител и да му позволите да опознае колегите в по-неформална среда, може да организирате обяд за екипа. Това позволява на хората да се представят в друга светлина, както и да обсъждат теми, които не са свързани с работа. Може да продължите с екипните обеди през първата седмица, стига да има такава възможност, за да покажете на новия служител района около офиса и да се ориентира по-лесно.

Първа работна седмица/месец. През тези първи седмици е хубаво да започнете да давате на новия служител все по-сложни и комплексни задачи. Имайте предвид, че е препоръчително да отделяте време, за да обясните какво искате от служителя, както и къде може да намери нужните ресурси за свършването на задачата. Менторът продължава да играе важна роля и е хубаво да подкрепя и насърчава въпроси, както и да помага, когато е нужно.

След края на първия месец, в много компании се правят срещи между новия служител и неговия ментор или мениджър, за да се направи оценка на представянето и да се даде обратна връзка. В допълнение, за да покажете, че се интересувате от мнението на служителя и неговото благополучие, поискайте и от него обратна връзка за всичко, което се случва около него. По този начин ще покажете ангажираност и готовност и вие да промените нещо, ако е нужно.

Първите три/шест месеца/една година. След първите три месеца на позицията, служителят би трябвало да се чувства много по-комфортно с работната обстановка и задачите. За да продължите процеса по онбординг, може да започнете да включвате новия кадър в извън-работни събития или такива, които не са пряко свързани с работата. Освен опознаването на колегите и бизнеса в по-неформална обстановка, това дава на служителя и усещането, че се вписва все повече в този екип и го ангажира допълнително.

След изтичане на шестия месец, служителят трябва да е напълно включен в целия работен процес, както и културата на компанията. За да сте информирани за неговите преживявания и да дадете и своята оценка за неговото представяне, е хубаво да направите срещи между служителя и неговия ментор и мениджър, както след третия, така и след изтичане на шестия месец в компанията.

Изминаването на една година определя и крайния срок на процеса по онбординг. През тази една година продължават да се градят знанията и уменията на служителя, най-вече върху основите, които сте поставили през първите месеци на въвеждане.

Онбординг процеса е част от привличането и задържането на таланти във вашата компания. Той е много важна част и понякога е от решаващо значение за оставането на един нов служител. Съществено е да имате установен процес, чрез който да въведете служителя. Това дава структура и ангажира, а вашата цел като работодател е именно тази – да накарате служителя да се чувства част от нещо по-голямо и да иска да остане и да помогне за неговото развитие.

Оригиналната статия, без моите коментари, може да прочетете тук:
https://www.lucidchart.com/blog/employee-onboarding-process

Photo credit: freepik.com