Месец: октомври 2022

Статията тази седмица ще бъде по-различна от досегашното съдържание на блога, но в същото време в духа на основната тема, която разглежда – start-up компаниите. На 5 ноември ще имам удоволствието да бъда част от журито на конкурса на Пловдивски университет „Паисий Хилендарски“ за „Най-добър старт-ъп проект на ПУ“. Конкурсът е част от Start-up Academy – платформа към Офиса за технологичен трансфер на ПУ „Паисий Хилендарски“, която цели да подпомага предприемачи при стартиране на техните бизнес проекти.

Конкурсът се провежда за първа година, а целта му е да даде възможност на студенти, преподаватели и докторанти от университета да разработят и представят своите иновативни идеи. Освен признание и оценка, участниците ще получат награди, подаръци и подкрепа за стартиране на своя бизнес.

Като един от спонсорите на събитието, JobTiger ми предостави възможността да оценявам финалните проекти на кандидатствалите. Ще имам възможност и да връча специална награда – безплатна консултация в рамките на 4 часа, която ще имам удоволствието да направя лично. Ще ми бъде интересно да имам възможността на практика да работя с предприемачите, представили проектите си. За мен това участие е поредна стъпка в кариерното ми развитие, свързано със start-up компаниите и се вълнувам, че ще съм част от конкурса на 5 ноември.

Говорейки за start-up компании и управлението им, важна тема на която е хубаво да обърнем внимание е делегирането на задачи. Като новостартиращ мениджър всеки предприемач се заема с всички възможни задачи включени в управлението на start-up компания. С увеличаването на екипа и отговорностите, става все по-трудно един човек да отговаря за всеки аспект на работата. Тук идва на помощ делегирането – преразпределянето на задачи към други хора в екипа, които отговарят на техните умения и силни страни.

Няколко са причините защо делегирането е важно не само за мениджърите, но и за самия екип. Най-важните са овластяването на екипа и доверието за свършване на задачите и получените резултати. Когато дадем определена задача и поискаме тя да бъде свършена от член на екипа, показваме, че имаме вяра за нейното правилно свършване. Освен това, прехвърлянето на определена задача към член на екипа, помага за развието на допълнителни умения и способности. По този начин, освен изграждане като добри лидери, които познават екипа си, помагаме и за професионалното израстване на своите служители.

Делегирането не се случва изведнъж, то е процес, който се научава. За много хора, особено предприемачите, които са свикнали да изпълняват всичко сами, е трудно да пуснат контрола над ситуацията. Притесненията са свързани и с това, че би отнело повече време да обясним на човека как да бъде извършена конкретна задача, отколкото ако я свършим сами. В дългосрочен план обаче това е наложително. С развитието на компанията и повечето отговорности и задачи, става невъзможно за един човек да прави всичко сам. Това е огромно натоварване и може да причини бърнаут, който има сериозни последствия и поражения за психичното и физическото здраве. Ето защо е хубаво да започнем с делегирането на определени задачи още в самото начало.

Един от начините, с които можем да стартираме е идентифицирането на задачи за делегиране. Най-често това са действия, които се повтарят и ще се повтарят и в бъдеще. Ако не са от критично значение и могат да бъдат извършени само от нас, тогава подобна задача е добра отправна точка за делегиране към друг човек от екипа. Друг начин за идентифициране на подобни задачи е ако някой от екипа е изявил желание за развитие. Тогава спрямо неговите нужди, можем да прехвърлим определена задача към него. Важно е да отбележим, че става въпрос за задачи, които надграждат базовите умения и компетенции на служителите и за които той е бил назначен.

Важно нещо, на което е хубаво да обърнем внимание тук е, че е хубаво да се започне с малки задачи, за които да се дават ясни и точни инструкции. Уменията на екипа за извършване на дадена задача, както и вашите за делегиране, не се случват изведнъж. Простите и малки задачи позволяват на хората да свикват постепенно с отговорността и овластяването, които им давате, както и с начина, по който тези задачи трябва да бъдат извършени. В същото време, на вас като мениджъри, позволяват да свикнете с пускането на контрола и да градите доверието си в способностите на екипа. Важно е да обясните с конкретни стъпки как да бъде извършена тази задача още в самото началото, за да има разбиране и от двете страни за очаквания резултат.

Изясняването на приоритетите и времето за приключване на една задача е друг ключов момент при делегирането. Когато прехвърляте задача на член от екипа, бъдете ясни колко спешна е тя и в какъв срок искате да бъде свършена. Ако по някаква причина човекът има други ангажименти, тогава може да вземете решение да я свършите сами. Тези неща е хубаво да бъдат ясно и точно комуникирани и от двете страни, за да се избегне забавяне и излишно напрежение между екипа.

Проверката е висша форма на доверие. Особено в началото на делегирането на задачи е хубаво да създадем система за проверка. По този начин, двете страни са спокойни, че вървят в правилната посока, ако всичко е свършено както трябва. Ако не, това позволява на вас като мениджъри да дадете насоки, а на човека отсреща да получи инструкции и да има ясна представа за резултата. Разбира се, целта не е да се превърнете в надзорник, а да подкрепяте и развивате екипа и вас самите като лидери.

Признаването на добре свършена задача също е част от делегирането, особено в началото. Поздравяването на човека, който е извършил задачата и усилията, които е вложил, допринася за неговата мотивация и желание за развитие и в бъдеще. Не забравяйте, че освен големите победи е хубаво да празнуваме и малките, тъй като те са основата върху която градим успеха на компанията.

Делегирането на задачи е умение, което се научава. Като мениджъри и лидери обаче, то е важно както за нас и управлението на времето ни, така и за развитието и доверието в екипа. Пускането на контрола от всички задачи и прехвърлянето им към други членове на екипа изисква усилия. Има ли желание, можем да се научим как да делегираме правилно и по този начин да включим всички членове на екипа в развитието и успеха на компанията.

Оригиналната статия, без моите коментари, може да прочетете тук:
https://asana.com/resources/how-to-delegate

Photo credit: freepik.com

Засегнахме темата за Управление на времето в предишната статия, тъй като всеки от нас разполага с този ограничен ресурс и се опитва да го оползотвори по най-добрия начин. Когато нареждаме задачите си за деня, слагаме онези, които са ни предварително известни без да включваме нещата, които ще изникнат по време на работа. А когато това се случи, се опитваме да свършим всичко едновременно. Познато усещане, нали?

Това е т.нар. и познат на всички мултитаскинг (multitasking) – способността да вършим няколко задачи по едно и също време. Звучи лесно и просто, и може би си мислим, че при нас това работи и се справяме чудесно. В действителност, мултитаскингът е превключването от една задача към друга без дори да го осъзнаваме. Това обаче влияе върху способността ни да се концентрираме, тъй като снемаме вниманието си от една задача, за да го прехвърлим, дори и за кратко, върху друга.

Мултитаскингът или опитът да вършим няколко задачи по едно и също време влияе неблагоприятно върху менталното и физическото ни здраве. В ситуации, в които се изисква вниманието ни да е насочено към повече от едно нещо, нивата на стрес се повишават значително. Стресът е полезен за хората в малки дози, тъй като ни държи в режим на готовност да се справим с предстояща задача. Когато нивата му се повишат обаче, той предизвиква усещане за паника, липса на фокус и има физически проявления върху тялото.  В дългосрочен план може да се стигне и до burnout (синдром на професионалното прегаряне).

Справянето с няколко задачи едновременно влияе негативно и върху продуктивността и ефективността ни на работното място. Ако се опитваме да се фокусираме върху повече от едно нещо, се разсейваме, което от своя страна води до влагане на по-малко ментални усилия за свършването на дадена задача. Загубата на фокус и концентрирано внимание, води до по-зле изпълнена задача, правене на грешки при изпълнение или пък повече вложено време за приключване. Ако това се случи и имаме още ангажименти, които изискват нашето внимание, тогава се появява чувство на паника, че няма да се справим и напрежението и нивата на стрес се покачват. За да не се стигне до това, може да сложим времева рамка за всяка задача. 15 или 30 минути, в които да се фокусираме само върху текущото си задание без да се разсейваме с други такива. Разбира се, тази рамка зависи от сложността на задачата, но се опитайте да разделите деня си на подобни периоди, за да бъде по-структуриран и успешен.

И все пак, понятието мултитаскинг е много популярно и търсено умение от работодателите и бизнес света. Ако го разгледаме от малко по-различна перспектива, той може да има и положителни аспекти. Според бизнес гледната точка, мултитаскингът може да се разглежда като умението да се адаптираме към различни среди в една компания и успешно да вършим различни задачи в определен срок. Поглеждайки от този ъгъл, мултитаскингът се превръща в умение, което е ценно както за нас самите, така и за работодателите и има положителни аспекти.

При правилно организирани задачи и ако сме задали срок за приключване, мултитаскингът повишава продуктивността и умението ни да управляваме времето си правилно. По този начин, можем да вършим повече неща и да се справяме с тях по-бързо ако останем фокусирани. В допълнение, умението да се адаптираме и управляваме правилно задачите и времето си, ни помага и при справянето с по-комплексни ситуации. Тези умения са важни, за да израстваме като професионалисти, но и да вършим работата си ефективно и ефикасно.

Умението за мултитаскинг се смята за мит. Хората не сме създадени, за да извършваме няколко сложни задачи едновременно. Разбира се, ежедневни и автоматизирани действия като ходене, слушане на музика и други, могат да бъдат правени едновременно, тъй като не изискват влагането на голям фокус или внимание от наша страна. Когато говорим обаче за работни действия или решаването на проблем, тогава е най-добре да насочим вниманието си към една задача и да се постараем тя да бъде приключена успешно и навреме. Мултитаскингът, разгледан като умение за адаптиране е полезен и може да ни донесе позитиви. В оригиналното му определение обаче, е неефективен и освен да предизвика стрес и напрежение, няма други позитивни страни.

Оригиналната статия, без моите коментари, може да прочетете тук:
https://www.iberdrola.com/talent/multitasking

Photo credit: freepik.com

Всеки един от нас разполага с 24 часа всяко денонощие. От тях, 8 обикновено прекарваме в сън. Останалите 16 часа се разпределят в работа, прекарване на време със семейство и приятели, домакински задължения и други задачи. Времето, с което разполагаме всеки ден е ограничено и затова е важно да се научим как да го управляваме правилно.

Управлението на времето е едно от най-важните умения, които е хубаво да научим независимо в каква сфера работим. Когато говорим за start-up компании, то е още по-ценно. Една новостартираща компания изисква дълги часове работа, различни задачи и ресурси, които да бъдат вложени за тяхното завършване.

Ползите от правилното управление на времето са много. По-ниски нива на стрес е една от най-положителните за нас. Всички сме изпадали в ситуация, в която имаме усещането, че отвсякъде ни заливат различни задачи и че няма да се справим с всичко на време. Не е приятно усещане, нали? За да си спестим това преживяване е добре да се научим как да приоритизираме и разпределяме задачи си спрямо това колко са спешни. В допълнение, научавайки се как да управляваме времето си, ни дава възможност да оползотворим останалото такова в дейности, които ни носят положителни емоции и разграждат натрупания стрес през деня.

Поставянето на цели е едно от първите умения, които е добре да научим, за да управляваме правилно времето си. Те могат да бъдат дългосрочни или краткосрочни, например цел за деня. Най-важното е да са конкретни и измерими. Бъдете реалисти когато поставяте целите си. Постигането им носи удовлетворение и мотивация за надграждането им, и ни изпълва с удоволствие от добре свършената работа. Един от най-популярните модели, които се използват за поставяне на цели е SMART методът. S – specific (специфични); M – measurable (измерими); A – attainable (постижими); R – relevant (релевантни); T – timely (навременни). Използването на този модел ни помага да конкретизираме целите си и да ги поставяме в рамки, които са постижими и реални за изпълнение.

Приоритизиране на задачите е друго умение, което е добре да използваме всеки ден. При start-up компаниите, особено когато екипът не е голям, задачите са много и обикновено изискват различна настройка, за да бъдат свършени. За да избегнем усещането, че няма да се справим, може да разпределяте дейностите според тяхната спешност и важност. Моделът на Айзенхауър за спешни и важни задачи е един от най-често използваните. В него, задачите се разпределят по следния начин: Важни и спешни задачи; Важни, но не спешни задачи; Спешни, но не важни задачи; Не спешни и не важни задачи. В началото този модел може да бъде малко объркващ. За да се ориентирате в него и да е по-лесно разпределението, вземете лист хартия и го разделете на четири квадрата, в които да поставите тези четири групи. Така, с времето, ще се научите как да определяте коя задача в кой квадрат попада. По този начин, правилното разпределяне на задачите, ще ви гарантира, че няма да влагате време и усилия в грешната дейност, а ще го използвате за такава, която е критична за вашия бизнес или текуща цел.

Сложете времева рамка за изпълнение на задачите. Определянето на време, за което дадена дейност ще бъде свършена, ще ви направи по-ефективни и по-фокусирани. Когато се захванете с нея, знаете, че сте задали краен срок за нейното свършване, което ще ви позволи да се потопите в завършването на конкретната дейност. В допълнение, времевата рамка, също позволява да подредите задачите си правилно. Ако една дейност ще отнеме половин ден за приключване, спрямо нея, вие ще подредите останалите задачи, които имате. По този начин, вие ще знаете, че имате време, за да завършите всичко, което сте си определили без да се чувствате напрегнати или стресирани. Не забравяйте и да отделите време за почивка между отделните задачи. 5-10 минути прекарани в разговори с колегите или ментална почивка, ще ви заредят и помогнат за следващите дейности.

Планирайте в бъдеще. Това може да се отнася както за по-далечното бъдеще, така и за текущия ден. Определянето на задачите за деня ни помага да разберем какво имаме да свършим за деня и да оценим дали сме го направили в края му. В допълнение, може да планираме задачите си за следващия ден и по този начин да знаем какво ни чака. Организирането на дейностите и онези неща, които изискват нашето внимание ни дава структура и усещане, че държим нещата под контрол. За да не пропуснете нещо важно, поставете в календара си крайни срокове, важни срещи, обсъждания, които изискват участие на целия екип. Записвайте всички тези неща в момента, в който се обсъждат или се сетите за тях, тъй като след това се забравят.

Управлението на времето е едно от най-важните умения, които е хубаво да научим. То ни позволява да разпределяме задачите си според тяхната спешност и важност, но и да подредим приоритетите си. Разбира се, винаги може да се появи нещо, което да е извън нашия план и да размести програмата ни. Имайки обаче правилните умения, ще се справим с извънредното събитие и ще го подредим спрямо плана, които сме си направили.

Проверете дали управлявате времето си правилно:

https://www.workingresources.com/timeselfmanagementsurvey/time-self-management-quiz.html

https://www.skillsyouneed.com/quiz/171436

Оригиналната статия, без моите коментари, може да прочетете тук:
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/careers/soft-skills/time-management-list-tips/

Photo credit: freepik.com